A redução de custos é um dos maiores objetivos de qualquer empresa. E não apenas na perspectiva financeira: muitas vezes, os custos estão na própria essência da operação, em práticas que envolvem a realização de controle de processos e ações de forma paralela, gerando retrabalho.

Isso gera uma enorme perda de tempo e produtividade que, no fim, tem como consequência um custo financeiro alto.

Pensando nisso, reunimos algumas dicas de redução de custos com foco em otimização de processos e eliminação de retrabalho. Acompanhe!

Tenha processos bem definidos

A primeira boa prática para alcançar a redução de custos na sua empresa é deixar todos os processos bem definidos.

O primeiro passo é realizar um mapeamento de todos os processos que são relevantes e entender como eles se comunicam. Depois disso, defina suas etapas de forma simples, clara, objetiva e que facilite sua posterior documentação.

Dessa maneira, será possível que a sua equipe foque somente no que é importante e que esses processos se adaptem a qualquer mudança que possa ocorrer como, por exemplo, ser incluso em um sistema de gestão.

Reduza as planilhas

Algo que é comum em qualquer negócio é a elaboração de diversas planilhas para controlar e analisar dados de diversas áreas.

No início da operação, elas até fazem sentido. Conforme a organização cresce, cria-se um cenário em que muitas planilhas não se comunicam e não estão nem um pouco padronizadas.

Isso faz com que a empresa se perca nessa realidade de ter que lidar com múltiplas planilhas, sendo necessário até mesmo consultar mais de uma ao mesmo tempo para fazer uma análise, já que elas não estão ligadas.

Cuidado com os sistemas internos

Uma tentativa que as empresas adotam para reduzir custos é solicitar para sua equipe de desenvolvimento a criação de sistemas internos para suprir demandas pontuais.

Porém, é preciso tomar cuidado com essa prática. Na maioria das vezes, essas aplicações não conversam com o sistema principal da empresa e acabam não recebendo a manutenção necessária.

Isso faz com que haja muito retrabalho, pois os colaboradores precisarão acessar mais de um sistema para consultar alguma informação e ainda conferir se elas estão consistentes.

Evite sistema de terceiros que não se comuniquem

Muitas vezes, para suprir necessidades específicas de cada setor, a empresa costuma contratar sistemas de terceiros. Um exemplo comum é a equipe de vendas utilizar um CRM.

No entanto, é preciso ficar atento à possibilidade de que esses sistemas se integrem ou se comuniquem com outros sistemas e aplicações que já operam na empresa.

Caso não seja possível fazer essa integração, é bem provável que a empresa tenha problemas com controles paralelos de informações.

Invista em um sistema de gestão

Quando falamos sobre redução de custos, logo se pensa em cortar investimentos. Mas nem sempre essa é a melhor solução.

Investir em um sistema de gestão pode trazer a tão sonhada redução do desperdício de tempo e dinheiro. Isso acontece porque, com esses sistemas, é possível automatizar as atividades e ganhar produtividade junto com agilidade na execução das tarefas.

Além disso tudo, é possível aumentar a confiabilidade e segurança das informações. No fim, esse investimento pode oferecer uma excelente relação entre custo e benefício em curto prazo.

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