Fazer a gestão de custos de todos os recursos disponíveis em uma empresa e o tempo empregado em cada uma das atividades é um desafio imenso para os empreendedores ao redor do mundo. Quando não são bem gerenciadas, as atividades estão passíveis de serem mal executadas, afetando todo o cronograma dos projetos da companhia.

Sendo assim, as tarefas afetadas necessitam de retrabalhos para se adequarem à sua qualidade e funcionalidade ideal. Obviamente, esses retrabalhos geram custos extras que, com certeza, diminuem a margem de lucratividade dos projetos.

É fundamental erradicar os retrabalhos, reduzindo assim a sua incidência e o seu impacto na lucratividade da empresa. Utilizar conhecimentos de gestão financeira pode ser crucial para o sucesso. Quer saber como? Neste post mostraremos como uma gestão de custos eficiente pode ajudar a reduzir o retrabalho. Continue a leitura e saiba mais!

Planejamento bem elaborado

O primeiro passo para diminuir custos com o retrabalho é ter um planejamento bem elaborado. A partir disso, é possível que o dono do negócio consiga coordenar e controlar todas as etapas de seus projetos, identificando os gargalos e problemas que estão afetando sua empresa.

Deste modo, é possível que o empreendedor tome ações para mitigar os erros e falhas causadores dos retrabalhos. Ao definir quais ações devem ser realizadas, o gestor garantirá que todos os processos sejam efetuados de acordo com o que foi planejado, no custo previsto e na qualidade esperada pelos seus clientes.

Quando o planejamento é deixado de lado, os serviços são realizados desordenadamente, comprometendo o desempenho dos projetos. Portanto, o planejamento bem elaborado será um dos fatores de sucesso para fazer a gestão de custos e evitar os retrabalhos em sua empresa.

Treinamento da equipe

Uma das melhores maneiras para identificar os gargalos que estão afetando as atividades de sua empresa é analisar a forma como os profissionais estão executando as respectivas tarefas. Com isso, torna-se possível apontar o que está impossibilitando o melhor desempenho da equipe.

Para garantir que seus profissionais estejam alinhados com o planejamento, é necessário fazer o treinamento da equipe. É preciso que todos os profissionais saibam os procedimentos de gestão de custos que devem ser realizados, bem como sua funcionalidade.

Além disso, o treinamento proporcionará um entendimento da importância de cada profissional no processo produtivo e suas respectivas responsabilidades para o andamento das atividades, melhorando o gerenciamento de equipes.

Monitoramento dos processos

Outra maneira de diminuir os custos com o retrabalho se dá com o monitoramento dos processos. Dessa forma, o empreendedor garantirá que tudo aquilo que foi planejado e ensinado nos treinamentos ainda é válido. Além disso, o monitoramento dos processos será útil na análise dos riscos de projeto e na etapa de priorização das atividades. Pense nisso!

Sistema para a gestão de custos

Uma gestão de custos focada na redução do retrabalho pode se tornar uma tarefa mais simples com a utilização de sistemas de gestão. Existem aplicativos móveis capazes de mapear as necessidades de sua empresa, identificando os pontos de desconexão dos processos, as rotinas que podem ser otimizadas e não suportadas por um controle sistêmico.

O uso de um sistema CRM permite também que você tenha o controle da empresa na palma de sua mão, utilizando ainda os serviços de computação em nuvem. Assim, será possível uma gestão total do seu negócio, acompanhada por meio de relatórios de desempenho, mostrando toda a realidade de seus projetos.

Vantagens da redução do custo com retrabalho

Prover sua empresa de meios para a gestão de custos com o retrabalho trará inúmeros benefícios. A comunicação corporativa se dará de maneira mais simples, evitando ruídos e possíveis interferências.

A melhoria no customer experience também poderá ser identificada por meio dos indicadores da central de relacionamentos e serviços compartilhados. O Serviço de Atendimento ao Cliente (SAC) ou suporte pode oferecer dados relevantes sobre a satisfação dos consumidores e outros insights.

Outros benefícios da gestão de custos:

  • reduz gastos supérfluos;
  • ajuda na definição de metas financeiras;
  • influencia na formação de preço ao consumidor;
  • possibilita priorizar investimentos, principalmente em tempos de crise;
  • funciona como ferramenta para avaliação de riscos na tomada de decisões;
  • o desempenho pode ser mensurado, com a utilização de dados mais confiáveis.

A implantação da gestão de custos

Agora que você já viu como a gestão de custos pode ajudar a reduzir o retrabalho, iremos mostrar como ela pode ser implementada na sua empresa. Confira cada uma das etapas abaixo.

1. Planeje os recursos

Comece pelo reconhecimento de tudo que é realmente necessário para a sua operação. Isso inclui a quantidade de funcionários, os equipamentos, a infraestrutura e outros recursos. Depois, é hora de colocar as ideias no papel e planejar as ações.

É importante que o planejamento da gestão de custos seja detalhado. Portanto, se for o caso, até pegue orçamentos de última hora, desde que o foco seja em conseguir os melhores resultados e de maneira planejada.

2. Estime custos

Em seguida, é hora de fazer uma estimativa de custos. É claro que os valores não serão aleatórios. Eles precisam se basear em um estudo de quanto cada recurso custará.

Mas é nessa etapa que se começa a ter contato com todos os valores necessários para a sua operação. É o momento de fazer diversos orçamentos e analisar a projeção de gastos totais.

3. Faça orçamentos

Não se trata exatamente do mesmo da etapa anterior. Enquanto a outra se tratava de um estudo, agora é hora de fechar acordos com fornecedores, fazer contratações e negociações. Se antes tratava-se de uma previsão, aqui é o momento de se decidir.

Obviamente, a estimativa de custos pode acabar sendo diferente do orçamento escolhido. No entanto, ela é importante para o entendimento sobre o mercado e os custos adotados.

4. Controle os custos

Essa é a etapa de monitoramento, na qual se verificam os gastos durante a execução das tarefas. Tudo precisa ser devidamente documentado para facilitar o rastreamento de gastos irregulares e supérfluos.

É fundamental que o gestor acompanhe de perto o controle da gestão de custos, da aquisição de materiais até a contratação de pessoal terceirizado. Você é o responsável pela aplicação adequada dos recursos e da verificação de que eles estão sendo utilizados como foi estimado.

5. Estude os custos

Por fim, a última etapa da gestão de custos é a verificação do desempenho. Para isso, é importante fazer um estudo dos gastos realizados durante determinado período. Afinal, pode ocorrer de os custos serem muito maiores que o planejado, seja por imprevistos, seja pelo gerenciamento incorreto. O estudo irá verificar o nível de precisão da gestão ou se será preciso fazer mudanças.

A utilização da inovação de sistemas sob medida será bastante útil para reduzir o retrabalho em todos os projetos, garantindo a satisfação de representantes, distribuidores, clientes e colaboradores. Por isso, adote medidas para tornar a gestão de custos com o retrabalho mais eficiente e aumentar a lucratividade de seus projetos o mais rápido possível.

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Obviamente, a estimativa de custos pode acabar sendo diferente do orçamento escolhido. No entanto, ela é importante para o entendimento sobre o mercado e os custos adotados.